When our website is accessed, log files are created to analyse errors and security incidents. These are only stored for a few days to weeks and are then automatically deleted.

We use One.com Group AB as an external service provider for hosting our website. The log files are stored there.

Membership data (first name(s) and surname, address, e-mail address(es), telephone number(s), date of birth, in the case of direct debiting: bank details, function in the association, type of membership, if applicable data for the conclusion of insurance contracts) are processed by the respective functionaries of our association only for the fulfilment of tasks assigned to them. In detail this means:

• If the Executive Board needs membership data to carry out its tasks, it may access all membership data required for this purpose. This includes in particular general membership administration and the conclusion of insurance policies or contracts.
• The treasurer processes the membership data relevant for the collection of membership fees, the auditor processes the membership data relevant for the audit. These are first name, surname, postal address and bank details with payment data as well as, if applicable, access to the direct debit authorisation including signature, provided that the member has given the association a direct debit mandate.

The purpose for processing the membership data is the pursuit of the association's purpose and administration. The legal basis is the association membership (Article 6 paragraph 1 b) DSGVO).

The current membership data is stored for the duration of the membership. In principle, the duration of the storage of personal membership data depends on various factors, e.g. the type of membership of the data subject in the association.

Generally, ARCC will retain the member's data for 3 years after the membership has ended.

For books and records, inventories, financial statements, management reports, the opening balance sheet as well as work instructions and other organisational documents necessary for understanding, accounting vouchers and invoices, documents under Article 15(1) and Article 163 of the Union Customs Code, we are obliged to keep the data for 10 years after the member leaves the association.

For the trade or business letters received, reproductions of the trade or business letters sent, other documents, insofar as they are of significance for taxation, we shall keep for 6 years after the member has left the association.

Photos of our association events are published on our website for the purpose of external presentation.For the publication of the following photos of adults on our website, the legal basis is the legitimate interest of our association described below according to Article 6 paragraph 1 sentence 1 f) DSGVO:

• Team photos due to our legitimate interest in informing about the club events (here: the team line-up),
• Photos with reference to the game events or the event due to our legitimate interest in reporting about the (sporting) events,
• Photos of the audience that participated in the event or photos in which the persons appear only as an accessory, due to our legitimate interest in reporting about the event and its success.

You have the possibility to object to the use of such a photo in which you can be seen, in accordance with Article 21(1) of the GDPR. The association will check whether there are compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms. If not, the relevant photo will be deleted.

We will only publish other photos in which an adult person (club member or from the public) is the focus or in which only this person has been specifically photographed with the consent of this person (Article 6 (1) sentence 1 a) DSGVO). This consent can be revoked at any time for the future.

Bei Aufruf unserer Webseite werden zur Analyse von Fehlern und Sicherheitsvorfällen Logfiles erstellt. Diese bleiben nur für einige Tage bis Wochen gespeichert und werden anschließend automatisch gelöscht.

Für das Hosting unserer Webseite verwenden wir One.com Group AB als externen Dienstleister. Die Speicherung der Logfiles erfolgt dort.

Mitgliedsdaten (Vorname(n) und Nachname, Anschrift, e-Mail Adresse(n), Telefonnummer(n), Geburtsdatum, bei Lastschriftverfahren: eine Bankverbindung, Funktion im Verein, Art der Mitgliedschaft, ggfs. Daten zum Abschluss von Versicherungsverträgen) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere die allgemeine Mitgliedschaft Verwaltung und der Abschluss von Versicherungen oder Verträgen.
• Der:die Kassenwart:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge, der:die Kassenprüfer:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftsverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO).

Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft. Grundsätzlich hängt die Dauer der Speicherung der persönlichen Mitgliedsdaten von verschiedenen Faktoren ab, z.B. von der Art der Mitgliedschaft des Betroffenen im Verein.

Im Allgemeinen speichert ARCC die Daten des Mitglieds für 3 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft.

Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie Arbeitsanweisungen und andere zum Verständnis notwendige organisatorische Unterlagen, Buchungsbelege und Rechnungen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Unionszollkodex sind wir verpflichtet, die Daten 10 Jahre nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem Verein aufzubewahren.

Für die erhaltenen Handels- oder Geschäftsbriefe
Reproduktionen der gesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, bewahren wir 6 Jahre nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem Verein auf.

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht. Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

• Team-Fotos aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen (hier: die Team-Aufstellung) zu informieren,
• Fotos mit Bezug zum Spielgeschehen bzw. der Veranstaltung aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das (sportliche) Geschehen zu berichten,
• Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

Andere Fotos, auf denen eine erwachsene Person (Vereinsmitglied oder aus dem Publikum) im Mittelpunkt steht oder gezielt nur diese Person fotografiert wurde, veröffentlichen wir nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.